Jahresplanung. Für viele ein Wort, das nach Excel-Tabellen, detaillierten Quartalsplänen und strengen KPIs klingt. Für mich? Ein Prozess, der mir Orientierung gibt, ohne mich einzuengen.
In diesem Blogartikel teile ich mit dir, wie ich meine Jahresplanung angehe. Nicht perfekt. Nicht nach Lehrbuch. Sondern wie es für mich tatsächlich über Jahre funktioniert.
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Ehrlich gesagt hatte ich das Thema Jahresplanung dieses Jahr etwas schleifen lassen. Aber ein Gespräch mit meiner Kundin Felicitas Geppert (Danke, Feli! 💛) hat mich daran erinnert, wie wichtig dieser Prozess für mich ist. Also habe ich mir ein paar ruhige Stunden genommen und mich für 2026 neu ausgerichtet – so wie ich es über die Jahre in meiner Selbstständigkeit immer gemacht habe.
Eine wichtige Sache vorweg
Meine Jahresplanung ist nicht mega detailliert, zahlengetrieben oder systematisch – wie man das klassisch kennt.
Natürlich sind Kennzahlen wichtig: Umsatz, Gewinn, Cashflow sollten unbedingt im Auge behalten werden. Aber das passiert bei mir nicht in der allgemeinen Jahresplanung.
Warum?
Weil Zahlen mich morgens nicht unbedingt aufgeregt aus dem Bett springen lassen. Andere Dinge schon.
Ich brauche schon Struktur und Ziele. Aber ich brauche genauso sehr Freiraum in den Details.
Gerade wenn man mehrere Leben gleichzeitig lebt – Kinder, verschiedene Standbeine, vielleicht noch ein zeitintensives Hobby – dann funktioniert Planung nur, wenn sie von den richtigen Prioritäten ausgeht.
Sonst wird sie einfach nur zusätzlicher Stress.
Start mit einem Jahresmotto
Für den Einstieg reicht manchmal nur ein einziges Wort. Ein Jahresmotto.
Dieses Wort ist nicht zufällig. Es entsteht aus der aktuellen Stimmung, aus einer Sehnsucht oder auch rückblickend.
Ich setze mich nicht hin und denke: „So, welches Motto hätte ich denn dieses Jahr gern?"
Sondern eher:
Was hat mir im vergangenen Jahr eigentlich gefehlt?
Wo habe ich gemerkt, dass ich mich entferne von da, wo ich eigentlich gerne hin möchte?
Was hätte mir mehr Orientierung gegeben?
Daraus entsteht etwas, das ich als Motto oder Kompass für das Jahr nutze. Es ist für mich irgendwie motivierender, näher, emotionaler als eine Zahl als Umsatzziel. Und irgendwie ganzheitlich – nicht nur auf mein Business bezogen.
Beispiele aus meinen Anfangszeiten
Progress not Perfection
Das war mein erstes Jahresmotto, als ich mich selbstständig gemacht habe. Ich brauchte das, um genug Mut zu sammeln, als Webdesignerin selbstständig zu sein – obwohl ich BWL studiert hatte. Um die Hemmungen zu verlieren, mich auf Social Media zu zeigen, über meine Dienstleistung zu sprechen und meine Hilfe anzubieten.
Der Perfektionismus stand mir damals massiv im Weg.
Diesen Spruch habe ich von Marie Forleo aus der B-School gelernt. Und er hat mich wirklich abgeholt. Ich habe ihn heute noch im Büro hängen, weil es immer wieder passiert, dass man sich in Perfektionismus verfängt – und ihn als Vermeidungsstrategie nutzt, statt ernsthaft voranzukommen.
Damals habe ich mir das aktiv abtrainiert, indem ich es einfach gemacht habe, ohne mich richtig bereit zu fühlen.
Freiheit
Im folgenden Jahr war mein Motto: Freiheit.
Ein ganz anderer Vibe. Aber genau das, was ich brauchte.
Es hat mir bei Entscheidungen geholfen, die ich rational noch gar nicht richtig erklären konnte. Die Frage war nicht: „Bringt das die meiste Kohle rein?", sondern: „Zahlt das auf mehr Freiheit ein – oder eher auf weniger?"
Und das war mega hilfreich.
Wenn dich das anspricht und du ein Jahresmotto für dich finden und nutzen möchtest, dann kannst du diesen kurzen Blogartikel dazu lesen, da habe ich das ausführlicher beschrieben.
Meine 7 Schritte zur entspannten Jahresplanung
Schritt 1: Alles aus dem Kopf holen
Der erste echte Planungsschritt ist für mich immer: Aus dem Kopf aufs Papier.
Ich setze mich hin und schreibe erstmal alles auf, was in meinem Leben und im Business überhaupt eine Rolle spielt.
Ohne Reihenfolge. Ohne Bewertung.
Kundenarbeit
Marketing (Blog, Newsletter, Podcast)
Buchhaltung
Projekte, die mich interessieren
Weiterbildungen, die ich machen möchte
Familie
Urlaub
Private Termine
Allein das sorgt schon für Erleichterung. Weil nichts mehr im Kopf rumschwirrt.
Schritt 2: Wiederkehrend vs. Einmalig unterscheiden
Dann unterscheide ich zwei Dinge: Was passiert regelmäßig – und was ist einmalig?
Regelmäßig:
Newsletter
Content
Kundenarbeit
Einmalig:
Neue Website
Kurs-Launch
Größere Entscheidung
Weiterbildung
Schritt 3: Vogelperspektive aufs Jahr
Für die Jahresübersicht benutze ich zwei verschiedene Kalender.
Kalender 1: DIN A4 Jahresübersicht
Hier trage ich alle Ferien, Ferien-Betreuungszeiten, Betriebsurlaub vom Pizzawagen, alle fix gebuchten Catering-Termine, Urlaubsreisen und wichtige private Events wie Hochzeiten oder runde Geburtstage farbig ein.
Diese Übersicht hängt an einer Pinnwand am Schreibtisch, damit ich sie oft vor Augen habe und immer aktualisieren kann.
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Kalender 2: Doppelseite im Filofax
Eine Doppelseite in meinem A5 Filofax mit 12 Kästchen. Das ist für mich eine Art Ziele-Tafel und wichtig, um meinen halbjährlichen, vierteljährlichen und monatlichen Fokus zu sehen.
Wichtige Reihenfolge beim Eintragen:
Freie Zeiten zuerst – Urlaub, Ferien, Zeiten, in denen einfach weniger geht.
Fixe Termine – Hochzeiten, Geburtstage, Events, Verpflichtungen.
Größere Projekte – Nicht alles hintereinander. Burnout ist kein Ziel.
Allein dadurch wird sichtbar, was realistisch ist – und was nicht.
Schritt 4: Monatliche Schwerpunkte festlegen
Dann überlege ich mir: Was soll pro Quartal oder in einem bestimmten Monat im Fokus stehen?
Nicht To-do-Listen, sondern Schwerpunkte
Manche Monate sind eher nach außen gerichtet, andere mehr nach innen. Und das darf so sein.
Beispiele:
Im ersten Quartal habe ich den Fokus darauf, einen Onlinekurs durchzuarbeiten, um aus dem, was ich 1:1 mit meinen Kundinnen mache, ein Gruppenprogramm zu entwickeln.
August ist ein Monat, wo Arbeiten kaum möglich ist. Dann will ich sicherstellen, dass ich dafür gut aufgestellt bin – sowohl was Kapazität als auch Finanzen angeht.
Schritt 5: Regelmäßige Dinge realistisch festlegen
Erst jetzt kommen bei mir Routinen rein.
Zum Beispiel:
1 Newsletter im Monat
2 Podcastfolgen im Monat
Nicht, weil das optimal ist – sondern weil es realistisch ist.
Hier ist wichtig zu verstehen: Wiederkehrendes nimmt einen Großteil deiner Zeit ein und will immer wieder bewertet und optimiert werden, damit es auf die Businessziele einzahlt.
Das Ding ist nur: Du siehst die Ergebnisse aus diesen Maßnahmen nicht sofort, sondern erst über einen längeren Zeitraum. Deshalb ist es so wichtig, einen für dich passenden Rhythmus festzulegen und dranzubleiben.
Diese Regelmäßigkeit war für mich über Jahre ein riesiger Hebel. Während man das alles macht, fühlt es sich an, als würde das gar nichts bringen. Aber die Arbeit zahlt sich jetzt aus, weil sich überall eine Stabilität und Expertise aufgebaut hat, die man von außen sehen kann.
Interessierte Menschen finden mich über Suchanfragen und ich werde regelmäßig weiterempfohlen.
Schritt 6: Jahresumsatz festlegen (ohne Drama)
Wenn das mal alles steht, ergibt sich die Kundenarbeit und die nötigen Umsätze eigentlich von alleine.
Du hast eine ziemlich realistische Übersicht, wo wie viel Kapazität da ist für Kundenprojekte und wie viel Umsatz die einbringen müssen, damit du deine Jahresziele erreichst.
Mein Ansatz:
Ich habe mir schon von Anfang an ziemlich große Zahlen vorgenommen – und mir hilft das. Weil ich dann anders denken muss. Andere demotiviert das eher, weil sie die Zahlen nicht erreichen.
Mir hilft es, einen Mindestbetrag festzulegen, den ich mir aus meiner Selbstständigkeit monatlich auszahlen will. Das richte ich auch gleich als Dauerauftrag vom Geschäftskonto aufs Privatkonto ein.
Dann verfünffache oder verzehnfache ich einfach mein Wunschgehalt und versuche, jeden Monat so nah wie möglich an meine Wunschzahl zu kommen – ohne meine Werte und Prioritäten zu hintergehen.
Das ist bestimmt nicht jedermanns Sache und viele brauchen eine detailliertere Planung. Aber für mich passt das so gut und stresst mich nicht.
Ich würde behaupten, das hat viel mit Mindset-Arbeit zu tun – was man sich alles traut. Mein Lieblingsthema tatsächlich. 😊
Schritt 7: Sichtbare Umsätze eintragen
Dann schaue ich: Was kann ich jetzt schon sehen?
Beispiele:
Laufende Kunden
Bereits gebuchte Projekte
Wiederkehrende Einnahmen
Diese Umsätze trage ich mir direkt in die jeweiligen Monate ein.
Und das ist oft ein Aha-Moment, weil man merkt: Da ist schon mehr da, als ich gedacht habe.
Schritt 8: Lücken bewusst anschauen
Und dann bleiben Lücken.
Nicht als Problem – sondern als Gestaltungsraum.
Ich frage mich dann: Was möchte ich zusätzlich reinholen?
Beispiele:
Neue Kunden
Ein Projekt
Ein Angebot
Ein Produkt
Eine Kooperation
Nicht alles auf einmal. Sondern gezielt.
Diese Lücken sind keine Schwäche, sondern Klarheit.
Ganz wichtig zum Schluss
Diese Umsatzplanung ist kein Vertrag mit dem Universum.
Sie ist eine Momentaufnahme. Ich darf sie anpassen. Ich darf umdenken. Ich darf mich umentscheiden.
Durch das Hinschauen kann ich es einfach viel bewusster steuern.
Die Monats- und Wochenplanung mache ich dann nach und nach. Wie detailliert sie wird, hängt tatsächlich nur davon ab, ob ich eine Planung gerade als notwendig und entlastend empfinde oder nicht.
Ich plane nicht detaillierter, wenn mir die grobe Planung schon ausreicht für ein entspanntes Dasein.
Ich plane nicht auf maximale Auslastung, sondern auf Flexibilität.
Weil das Leben halt dazwischenkommt – und das ist sozusagen schon mit eingeplant.
Zusammenfassung
Ein optionaler Schritt vor der eigentlichen Planung, wenn du es als hilfreich empfindest: Jahresmotto als Kompass, danach die Planungsschritte
Alles aus dem Kopf holen
Wiederkehrendes & Einmaliges
Vogelperspektive aufs Jahr
Schwerpunkte für Quartale und oder Monate fetslegen
Routinen realistisch einplanen
Umsatzziele festlegen
Bereits sichtbare Umsätze pro Monat eintragen
Lücken im Jahr bewusst bewerten und ggf. verplanen
Deine Challenge:
Gehe diese Schritte mal durch und schaue dir dein kommendes Jahr an.
Wenn dir so eine Planung aktuell nicht hilft, dann notiere vielleicht einfach dein Jahresmotto und teile es mit mir! Schreib mir gerne einen Kommentar.
Und wenn du merkst, dass du beim Aufbau deiner Selbstständigkeit Unterstützung willst – zum Beispiel, um Klarheit reinzubringen, Prioritäten zu sortieren oder um nicht alleine alles stemmen zu müssen – dann kannst du dir auch gern einen Termin bei mir buchen. Wir schauen gemeinsam, welche Lösungen für dich Sinn machen. Ganz entspannt.
Ich wünsche dir ein Jahr, das sich nicht nur gut plant – sondern auch mega gut anfühlt.
Weiterführende Links:
📅 Jahresübersicht Kalender (DIN A4)
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